FusionLive hilft Wood bei der Konsolidierung und Automatisierung seines Dokumentenverwal-tungssystems mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz zu verbessern<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
Bereitstellung erstklassiger Beratungs-, Projekt- und Betriebsl\u00f6sungen<\/strong><\/p>\n Wood geh\u00f6rt zu den weltweit f\u00fchrenden Beratungs- und Ingenieurunternehmen und ist in den Bereichen Energie und Raumplanung t\u00e4tig. Mit 160 Jahren Erfahrung bietet das Unternehmen erstklassige Beratungs-, Projekt- und Betriebsl\u00f6sungen in mehr als 60 L\u00e4ndern an und besch\u00e4ftigt rund 40.000 Mitarbeiter. Zu den gr\u00f6\u00dften St\u00e4rken von Wood geh\u00f6rt die Erfahrung im Engineering-Bereich \u2013 wir betreuen st\u00e4ndig \u00fcber 400 aktive Engineering-Projekte.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Vereinfachung der Betriebsabl\u00e4ufe durch Systemkonsolidierung und Automatisierung<\/strong><\/p>\n Angesichts des exponentiellen Gesch\u00e4ftswachstums wollte Wood sein Dokumentenverwaltungssystem konsolidieren und automatisieren, um die Betriebsabl\u00e4ufe zu vereinfachen. Ein Wechsel von Legacy-Systemen zu einer einheitlichen digitalen Plattform sollte die betriebliche Effizienz verbessern. Zuvor hatten wir mehrere EDMS (Electronic Document Management Systems), Arbeitsprozesse und Verfahren im Einsatz, die vereinheitlicht werden mussten. Das waren zwar ausgezeichnete Tools, aber wir wollten ein einziges robustes und skalierbares System \u2013 eine integrierte L\u00f6sung, die unsere Funktionsanforderungen erf\u00fcllte\u201c, erkl\u00e4rt Kathy Lust, Senior Managerin f\u00fcr Projektinformationen bei Wood f\u00fcr Prozess- und Chemieprojekte in Nord- und S\u00fcdamerika.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> Beschleunigte Effizienz bei der Projektausf\u00fchrung mit FusionLive<\/strong><\/p>\n Nach einer \u00dcberpr\u00fcfung der Dokumentenmanagementsysteme, der \nalten Gesch\u00e4ftsprozesse und der Kosten f\u00fcr den Support f\u00fchrte Wood im Rahmen funktions\u00fcbergreifender Arbeitssitzungen eine Gap-Analyse durch. Nachdem die Gesch\u00e4ftseinheit Projects die Ursache f\u00fcr ineffiziente Prozesse ermittelt und Verbesserungsm\u00f6glichkeiten gefunden hatte, entschied sie sich f\u00fcr FusionLive von Idox \u2013 eine vielseitige und sichere cloudbasierte Engineering Information Management (EIM)-L\u00f6sung, die intelligente Automatisierung, Tag-Extraktion, Best-Practice-Dokumentenkontrollen, sofort einsatzbereite Workflows und ma\u00dfgeschneiderte Dashboards einsetzt, um die Effizienz bei der Projektabwicklung zu steigern. \u201eIn offenen Gespr\u00e4chen, regelm\u00e4\u00dfigen Diskussionen und Live-Meetings haben wir unsere funktionalen L\u00fccken zusammen mit Idox untersucht. Das Team nahm sich die Zeit, unsere Prozess-Engp\u00e4sse zu verstehen und gemeinsam mit uns an einer L\u00f6sung zu arbeiten. Sie nahmen unsere Anforderungen in die Produktentwicklungs-Roadmap auf, so dass ein Gro\u00dfteil der Projektleistungsverwaltungs-Komponente von FusionLive \nauf der Grundlage unseres direkten Feedbacks entwickelt wurde\", erkl\u00e4rt Drez England, Document Control Manager bei Wood f\u00fcr Prozess- und Chemieprojekte in Amerika.<\/p>\n W\u00e4hrend der Migration von Projekten zu FusionLive fiel bei Wood nach und nach ein anderes altes DMS (Dokumentenmanagementsystem) aus, was zu einer gro\u00dfen Krise bei einem der gr\u00f6\u00dften laufenden EPC (Engineering, Procurement and Construction)-Projekte von Wood f\u00fchr-te. Die Bauarbeiten waren bereits in vollem Gange, und mehrere neue Bauunternehmen standen kurz davor, ihre Arbeit aufzunehmen. Das Projekt umfasste ca. 6.000 technische Leistungen und verzeichnete zum Zeitpunkt der Erteilung der H\u00e4lfte der gesamten Bestellungen bereits ca. 30.000 eindeutige Lieferantendokumente. Schlicht und einfach gesagt, die geforderte Projektleistung konnte nicht erbracht werden, ohne die Situation mit dem EDMS zu bereinigen. Wood stand vor der Entscheidung, sein aktuelles System aufzur\u00fcsten oder die Implementie-rung von FusionLive vorzuziehen.<\/p>\n Wood beschloss, FusionLive unverz\u00fcglich voranzutreiben, so dass die Implementierung vier Monate fr\u00fcher als geplant erfolgte. \u201eAufgrund der Herausforderung, vor der wir standen, wurde der Lernprozess mit Fusi-onLive beschleunigt, w\u00e4hrend das Projekt noch aktiv war. Wir mussten das neue System bei einem gro\u00dfen Projektteam und Vertragspartnern einf\u00fchren, die damit vorher nicht vertraut waren. Unser Team stellte sich diesen Herausforderungen mit Hilfe von Raul Rosales, dem Leiter des EDMS-Support bei Wood, und Idox an unserer Seite. Raul und Idox arbeiteten unerm\u00fcdlich daran, den Erfolg der Entwicklung, Migration und Implementierung von FusionLive zu gew\u00e4hrleisten und die L\u00fccke zwischen Herausforderung und L\u00f6sung zu schlie\u00dfen,\u201c verriet Drez.<\/p>\n Das Wood-Team erkannte, dass FusionLive seine Ausf\u00fchrungsanfor-derungen erf\u00fcllen konnte. Aus diesem Grund wurde das Produkt 2019 eingef\u00fchrt und bis 2020 auf dem gesamten amerikanischen Kontinent \u00fcbernommen. Seitdem verwaltet Wood alle neuen Projekte in Fusi-onLive und migriert auch alle \u00e4lteren Projekte in die neue Plattform. Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit des Produkts war das Team in der Lage, die Migration intern durchzuf\u00fchren, wodurch die Kosten gesenkt werden konnten. Dar\u00fcber hinaus kann die Migration schrittweise erfol-gen. \u201eDa wir nicht alle Projekte auf einmal migrieren mussten, war die Migration von Projekten zu FusionLive viel praktikabler. Die Einfachheit des Tools hat uns in die Lage versetzt, Projekte in unserem eigenen Zeitrahmen und nach unserer eigenen Methode zu migrieren \u2013 zuerst die kritischen Informationen und dann alles andere,\u201c f\u00fchrt Raul aus.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Bessere EIM-Leistung, h\u00f6here Effizienz und weniger Zeitaufwand f\u00fcr manuelle Prozesse<\/strong><\/p>\n Die Implementierung von FusionLive hat dazu gef\u00fchrt, dass Wood eine bessere EIM-Leistung erbringen und wichtige Projekte auf Kurs halten kann. Durch die Automatisierung des \u00dcbermittlungsprozesses, die M\u00f6g-lichkeit, Metadaten im Voraus auszuf\u00fcllen, und die Vereinfachung der Erstellung formaler Einreichungen f\u00fcr \u00dcberpr\u00fcfungen hilft FusionLive Wood, den Zeitaufwand f\u00fcr diese Aufgaben um ca. 30 % zu reduzie-ren und so erhebliche Kosten zu sparen. Durch direktes Anh\u00e4ngen \u00fcbergeordneter und untergeordneter Dokumente wird die Such- und Bearbeitungszeit im Vergleich zu fr\u00fcher um 15 % reduziert, was zu wei-teren Effizienzeinsparungen f\u00fchrt. Hinzu kommen die Prozesse der au-tomatischen Ausgabe, die eine schnellere R\u00fcckgabe an den Endkunden erm\u00f6glichen, da die Dokumentenkontrolle nicht jedes Dokument einzeln ver\u00f6ffentlichen muss. Wenn die formalen \u00dcberpr\u00fcfungen abgeschlossen und zur R\u00fccksendung bereit sind, generiert das System automatisch die konsolidierte Version und l\u00e4dt sie erneut in FusionLive hoch. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und der Zeitaufwand f\u00fcr diese Aufgaben erheblich reduziert.<\/p>\n \u201eWir wollten ein neues Erscheinungsbild und eine neue Arbeitsweise, ohne den aktuellen Arbeitsprozess zu st\u00f6ren. Mit FusionLive waren wir in der Lage, die bestehenden Schnittstellen unserer Projektmanage-ment-APIs (Application Program Interface) widerzuspiegeln, so dass der \u00dcbergang f\u00fcr die Dokumentenkontrolle reibungslos und m\u00fchelos verlief. Unsere Kunden sind begeistert, weil in FusionLive mehr Daten verf\u00fcgbar sind. Fr\u00fcher waren Informationen wie etwa erwartete Liefer-termine in Projektmanagement-Tools enthalten, aber jetzt befinden sie sich in FusionLive. Damit entf\u00e4llt die Notwendigkeit, Ad-hoc-Berichte f\u00fcr Kunden zu erstellen, damit sie einen umfassenden \u00dcberblick \u00fcber die Lieferantendaten haben. Auch die Suchfunktion in FusionLive ist viel benutzerfreundlicher und intuitiver als die der Vorg\u00e4ngerplattform. FusionLive erfordert keine Installation und ist ein browserunabh\u00e4ngiges System, so dass wir von jedem Ort mit Internetzugang darauf zugreifen k\u00f6nnen und nicht mehr auf den Internet Explorer beschr\u00e4nkt sind.\u201c<\/p>\n Wood wollte alle Dokumentenmanagement-Prozesse an einem Ort zusammenf\u00fchren und sie an verschiedenen Standorten weltweit einf\u00fchren. Drez f\u00e4hrt fort: \u201eMit FusionLive ist es uns gelungen, die Anzahl der Plattformen, die wir unternehmensweit einsetzen, sowie die Anzahl der f\u00fcr die Unterst\u00fctzung unserer Tools erforderlichen Ressourcen zu reduzieren. Dies hat sich als sehr kosteneffektiv erwiesen. Im Moment bem\u00fchen wir uns intensiv, FusionLive weltweit zu etablieren und das Tool auf der Grundlage eines lokalen Supportmodells zu unterst\u00fctzen \u2013 daran haben wir in den letzten Jahren gearbeitet. Bislang wurde das System in sieben Niederlassungen eingef\u00fchrt, darunter auch in unserer Abteilung in Calgary.\u201c Dashboards und Berichterstattungssysteme in FusionLive liefern die Metriken, mit denen sich Bereiche mit Verbesserungsbedarf oder Unstimmigkeiten leicht erfassen lassen. Vor allem aber tr\u00e4gt es zur Standardisierung von Daten bei und maximiert so die Effektivit\u00e4t der digital-kollaborativen Umgebung, die Wood betreibt. \u201eObwohl wir Niederlassungen auf der ganzen Welt haben, k\u00f6nnen wir dank FusionLive als eine Einheit agieren und das Arbeiten in Silos zu vermeiden. Die Software ist viel effizienter als die Plattform, die wir vorher genutzt haben. Sie erm\u00f6glicht uns die proaktive Verwaltung unserer Projekte, so dass jede aufgewendete Arbeitsstunde den besten Wert und quantifizierbaren Nutzen bringt. FusionLive hat unsere Prozesse im Bereich der Projektabwicklung erfolgreich unterst\u00fctzt und uns bei der nahtlosen Integration mit Auftragnehmern, Subunternehmern, Kunden und Aktenverwaltungssystemen geholfen\u201c, best\u00e4tigt Kathy.<\/p>\n F\u00fcr die Zukunft will sich Wood auf die Verschmelzung von FusionLive mit anderen Gesch\u00e4ftsanwendungen innerhalb des Unternehmens konzentrieren, um seinen Kunden auch weiterhin einen Mehrwert zu bieten. Im Jahr 2021 setzte das Unternehmen ein globales EDMS-Kon-solidierungsprogramm um, dem dieselben Konzepte f\u00fcr die Evaluierung zugrunde liegen, die auch in Nord- und S\u00fcdamerika verwendet wurden. Auch hier wurde FusionLive als das bevorzugte EDMS ausgew\u00e4hlt. Die Teams von Idox und Wood arbeiten weiterhin zusammen, um nicht nur die Herausforderungen von heute, sondern auch die von morgen zu l\u00f6sen. \u201eWir verfolgen die Vision, vorhersehbare, wiederholbare Projek-tergebnisse zu erzielen, die den Erwartungen unserer Kunden nicht nu<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>Die Herausforderung<\/h2><\/div>
\u201eFusionLive hat unsere Prozesse im Bereich der Projektabwicklung erfolgreich unterst\u00fctzt \nund uns bei der nahtlosen Integration mit Auftragnehmern, Subunternehmern, Kunden und und Aktenverwaltungssystemen geholfen.\u201c<\/h4>\n<\/div>\n
Senior Managerin f\u00fcr Projektinformationen bei Wood f\u00fcr Prozess- und Chemieprojekte
Wood<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>Die L\u00f6sung<\/h2><\/div>
Das Ergebnis<\/h2><\/div>