F\u00f6rderung der Zusammenarbeit und Unterst\u00fctzung der Migration von Millionen Dokumenten<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> Entwicklung von Dokumentenmanagementprozessen zur kontinuierlichen Effizienzsteigerung<\/strong><\/p>\n Die Basin Electric Power Cooperative (Basin Electric) ist ein genossenschaftlicher, gemeinn\u00fctziger Stromerzeuger und -versorger \nf\u00fcr ein Netzwerk von l\u00e4ndlichen Stromgenossenschaften in neun amerikanischen Bundesstaaten. Das Unternehmen beliefert drei Millionen Kunden und verf\u00fcgt \u00fcber ein vielf\u00e4ltiges Energieportfolio, das Kohle, Gas und erneuerbare Energien, einschlie\u00dflich Windkraft, umfasst.<\/p>\n Eine effiziente Dokumentenverwaltung ist f\u00fcr die reibungslose Abwicklung des Tagesgesch\u00e4fts von Basin Electric von zentraler Bedeutung. Als der bisherige Anbieter des Unternehmens die Einstellung des Supports f\u00fcr sein aktuelles System ank\u00fcndigte, suchte das Team nach einer alternativen L\u00f6sung, die sich an seine Bed\u00fcrfnisse als AutoCAD-basiertes Unternehmen anpassen lie\u00df.<\/p>\n Da Basin Electric Anlagen in mehreren Bundesstaaten betreibt, musste die neue L\u00f6sung auch hochgradig konfigurierbar sein, um die unterschiedlichen Nummerierungssysteme und Arbeitsabl\u00e4ufe innerhalb des Konzerns einzubinden.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Die Zusammenarbeit mit Idox im Hinblick auf eine sichere, flexible und gemeinschaftliche Nutzung von Dokumenten<\/strong><\/p>\n Im Rahmen einer Ausschreibung bewertete Basin Electric verschiedene Anbieter und w\u00e4hlte Idox als Partner aus. Das System wurde im M\u00e4rz 2018 in Betrieb genommen. Die Idox-L\u00f6sung bietet nicht nur ein sicheres, flexibles Dokumentenmanagementsystem f\u00fcr alle Projektinformationen, sondern erleichtert auch die gemeinsame Nutzung von Dateien im gesamten Team \u2013 unabh\u00e4ngig vom nativen Dateiformat. Damit ist gew\u00e4hrleistet, dass alle Kollegen schnell auf die neueste Version einer Zeichnung zugreifen k\u00f6nnen, was die Kommunikation vereinfacht und die Zusammenarbeit f\u00f6rdert.<\/p>\n Idox konfigurierte gemeinsam mit dem Team eine L\u00f6sung, die auf \ndie individuellen Lebenszyklen und Arbeitsabl\u00e4ufe der Dokumente abgestimmt war und bei der die Zugriffskontrollen so konfiguriert werden konnten, dass der Datenschutz f\u00fcr bestimmte Dokumente gew\u00e4hrleistet war.<\/p>\n Clint Wald, Senior Engineering Document Specialist bei der Basin Electric Power Cooperative res\u00fcmiert: \u201eAls Genossenschaft haben sich unsere Dokumentenverwaltungsprozesse weiterentwickelt \u2013 von den Anf\u00e4ngen mit in Flachablagen abgelegten Zeichnungen bis hin zu einem robusteren System, das die Millionen Dokumente sch\u00fctzt, die wir verwalten.\u201c<\/p>\n \u201eWir hatten uns zum Ziel gesetzt, alles online verf\u00fcgbar zu machen, damit das Team Zeichnungen schnell finden kann. Mit dem Idox-System k\u00f6nnen unsere Ingenieure alle eingereichten Unterlagen von einem zentralen Speicherort aus einsehen, und wir sind in der Lage, mehreren autorisierten Benutzern unabh\u00e4ngig von ihrem Standort gleichzeitigen Zugriff zu gew\u00e4hren.\u201c<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> Erfolgreiche Migration von Millionen Dokumenten und erhebliche Zeitersparnis<\/strong><\/p>\n Die Idox-L\u00f6sung unterst\u00fctzte effektiv die \u00dcbertragung von mehr \nals einer Million Dokumente, von denen etwa 500.000 aktiv und \nin Gebrauch sind. Durch die Implementierung eines umfassenden Dokumentenmanagementsystems kann Basin Electric darauf vertrauen, dass alle Mitarbeiter mit der aktuellsten Version einer Datei arbeiten. Das sorgt f\u00fcr Sicherheit und Einsparungen aufgrund h\u00f6herer Genauigkeit, einfacherer Zusammenarbeit und weniger Fehlern. Jede Einrichtung konnte zudem ihre Arbeitsabl\u00e4ufe beibehalten und die Integrit\u00e4t der Dokumente bei minimaler Unterbrechung sicherstellen. Clint stellte fest: \u201eDie Zeitersparnis ist enorm. W\u00e4hrend wir Zeichnungen fr\u00fcher am Drucker vervielf\u00e4ltigen mussten, k\u00f6nnen wir sie heute viel schneller erstellen und verarbeiten. Auch unser \u00dcberpr\u00fcfungsprozess ist schneller; Projekte bleiben im Zeitplan und Einreichungen k\u00f6nnen elektronisch abgewickelt werden.\u201c<\/p>\n \u201eWenn wir an Projekten arbeiten, erhalten wir viele Anfragen zum Standort von Zeichnungen. Jetzt k\u00f6nnen wir innerhalb von Minuten eine Grafik bereitstellen. Ein schnelles System ist ungemein wertvoll, und es ist sehr wichtig, jederzeit den genauen Status eines Dokuments zu kennen.\u201c<\/p>\n Die fr\u00fchere lokale Speicherung von Dokumenten f\u00fchrte dazu, dass Teammitglieder von Dateien \u201eausgesperrt\u201c waren, wenn diese von jemand anderem bearbeitet wurden. Die Idox-L\u00f6sung meistert diese Herausforderung, indem sie gleichzeitigen Zugriff gew\u00e4hrt, um die Gesch\u00e4ftskontinuit\u00e4t zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n Da jedes Projekt eine andere Art der Daten\u00fcbermittlung an die \nPr\u00fcfer verwendet, denkt Basin Electric bereits dar\u00fcber nach, wie das System weiterentwickelt werden kann. Geplant ist beispielsweise, \ndie Vorteile neuer Produktversionen f\u00fcr zus\u00e4tzliche Webbrowser- und Plattformunterst\u00fctzung zu nutzen.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>Die Herausforderung<\/h2><\/div>
Die L\u00f6sung<\/h2><\/div>
\u201eDie Zeitersparnis ist enorm. W\u00e4hrend wir Zeichnungen fr\u00fcher am Drucker vervielf\u00e4ltigen mussten, k\u00f6nnen wir sie heute viel schneller erstellen und verarbeiten. Auch unser \u00dcberpr\u00fcfungsprozess ist schneller; Projekte bleiben im Zeitplan und \nEinreichungen k\u00f6nnen elektronisch abgewickelt werden.\u201c<\/h4>\n<\/div>\n
\nSenior Engineering Document Specialist
\nBasin Electric Power Cooperative<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>Das Ergebnis<\/h2><\/div>