Optimiser la collaboration et permettre\/r\u00e9aliser la migration de plusieurs millions de documents<\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> \u00c9volution des processus de gestion documentaire pour des gains d'efficacit\u00e9 continus<\/strong><\/p>\n Basin Electric Power Cooperative (Basin Electric) est une soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 but non lucratif, d\u00e9tenue par des clients, qui assure la production et la distribution d'\u00e9lectricit\u00e9 en gros \u00e0 un r\u00e9seau de coop\u00e9ratives \u00e9lectriques rurales dans neuf \u00c9tats am\u00e9ricains. Cette soci\u00e9t\u00e9, qui dessert trois millions de consommateurs, dispose d'un portefeuille \u00e9nerg\u00e9tique diversifi\u00e9 comprenant du charbon, du gaz et des \u00e9nergies renouvelables, notamment l'\u00e9nergie \u00e9olienne.<\/p>\n Une gestion documentaire efficace est essentielle au bon d\u00e9roulement des activit\u00e9s quotidiennes de Basin Electric. Par cons\u00e9quent, lorsque son ancien fournisseur a annonc\u00e9 son intention d'arr\u00eater le support de son syst\u00e8me actuel, l'\u00e9quipe a tenu \u00e0 trouver une solution alternative susceptible de s'adapter \u00e0 ses besoins en tant qu'entreprise bas\u00e9e<\/p>\n Comme Basin Electric exploite des installations dans plusieurs \u00c9tats, la nouvelle solution devait \u00e9galement \u00eatre hautement configurable pour s'adapter aux diff\u00e9rents syst\u00e8mes de num\u00e9rotation et processus qui existaient dans le groupe.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Partenariat avec Idox pour un partage de documents s\u00e9curis\u00e9, flexible et collaboratif<\/strong><\/p>\n Suite \u00e0 un appel d'offres, Basin Electric a \u00e9valu\u00e9 diff\u00e9rents fournisseurs et a retenu Idox comme fournisseur. FusionLive a donc \u00e9t\u00e9 mis en service en mars 2018. En plus de fournir un syst\u00e8me de gestion documentaire s\u00e9curis\u00e9 et flexible pour toutes les informations du projet, la solution d'Idox offre un moyen plus simple de partager des fichiers au sein de l'\u00e9quipe, quel que soit le format de fichier natif. Tous les coll\u00e8gues ont ainsi un acc\u00e8s rapide \u00e0 la derni\u00e8re version d'un plan, ce qui rationalise la communication et optimise la collaboration.<\/p>\n Idox a \u00e9galement travaill\u00e9 avec l'\u00e9quipe pour configurer une solution adapt\u00e9e aux cycles de vie des documents et aux workflows, avec \ndes contr\u00f4les d'acc\u00e8s configurables pour garantir la confidentialit\u00e9 de certains documents.<\/p>\n Clint Wald, sp\u00e9cialiste principal des documents d'ing\u00e9nierie chez Basin Electric Power Cooperative explique que \u00ab En tant que coop\u00e9rative, nos processus de gestion documentaire ont \u00e9volu\u00e9, passant de \nplans papiers \u00e0 un syst\u00e8me plus robuste qui s\u00e9curise les millions de documents que nous avons.<\/p>\n \u00ab Notre objectif \u00e9tait de rendre tout disponible en ligne afin que l'\u00e9quipe puisse localiser rapidement les plans. Avec le syst\u00e8me d'Idox, les ing\u00e9nieurs peuvent visualiser toutes nos soumissions \u00e0 partir d'un r\u00e9f\u00e9rentiel central. Nous sommes aussi en mesure d'accorder un acc\u00e8s simultan\u00e9 \u00e0 plusieurs utilisateurs autoris\u00e9s, o\u00f9 qu'ils se trouvent. \u00bb<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> Migration r\u00e9ussie de millions de documents et gain de temps significatif<\/strong><\/p>\n La solution d'Idox a effectivement pris en charge le transfert de plus d'un million de documents, dont environ 500 000 sont actifs et en cours d'utilisation. En mettant en \u0153uvre un syst\u00e8me complet de gestion documentaire, Basin Electric peut \u00eatre assur\u00e9 que tous ses employ\u00e9s travaillent tous \u00e0 partir de la version la plus r\u00e9cente d'un fichier. Cette possibilit\u00e9 est source de s\u00e9curit\u00e9 et d'\u00e9conomies, car elle am\u00e9liore \nla pr\u00e9cision, facilite la collaboration et r\u00e9duit les erreurs. Chaque installation a \u00e9galement pu conserver ses workflows, ce qui a permis de garantir l'int\u00e9grit\u00e9 des documents avec un minimum de perturbations. \u00ab Le gain de temps est \u00e9norme. Nous pouvons g\u00e9n\u00e9rer des plans et les traiter beaucoup plus rapidement qu'en utilisant une imprimante et en les dupliquant manuellement. Notre processus de revue est \u00e9galement plus rapide, les projets respectent le planning et les soumissions peuvent \u00eatre trait\u00e9es par voie \u00e9lectronique.<\/p>\n \u00ab Lorsque nous travaillons sur des projets, nous recevons de nombreux appels de coll\u00e8gues qui sollicitent notre aide pour localiser des plans. D\u00e9sormais, nous pouvons leur trouver une image en quelques minutes \u2013 avoir un syst\u00e8me rapide est tellement pr\u00e9cieux et conna\u00eetre le statut exact d'un document \u00e0 tout moment est vraiment important. \u00bb, a ajout\u00e9 M. Wald.<\/p>\n Auparavant, les documents \u00e9taient stock\u00e9s localement. Les membres de l'\u00e9quipe n'avaient alors pas acc\u00e8s aux fichiers \u00e0 jour lorsqu'ils \u00e9taient modifi\u00e9s par quelqu'un d'autre. La solution d'Idox \u00e9limine ce d\u00e9fi en accordant un acc\u00e8s simultan\u00e9 pour faciliter la continuit\u00e9 des activit\u00e9s.<\/p>\n Comme chaque projet utilise une mani\u00e8re diff\u00e9rente de transmettre les donn\u00e9es aux r\u00e9viseurs, Basin Electric r\u00e9fl\u00e9chit d\u00e9j\u00e0 \u00e0 la mani\u00e8re dont elle peut faire \u00e9voluer le syst\u00e8me. Elle compte d'ailleurs utiliser les nouvelles versions de produits supportant un navigateur web additionel et une plateforme suppl\u00e9mentaires.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>D\u00e9fi<\/h2><\/div>
Solution<\/h2><\/div>
\u00ab\u00a0Le gain de temps est \u00e9norme. Nous pouvons g\u00e9n\u00e9rer des plans et les traiter beaucoup plus rapidement qu'en utilisant une imprimante et en les dupliquant manuellement. Notre processus de revue est \u00e9galement plus rapide, les projets respectent le planning et les soumissions peuvent \u00eatre trait\u00e9es par voie \u00e9lectronique.\u00a0\u00bb<\/h4>\n<\/div>\n
\nSp\u00e9cialiste principal des documents d'ing\u00e9nierie
\nBasin Electric Power Cooperative<\/div>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>R\u00e9sultat<\/h2><\/div>