Basin Electric Power Cooperative
Wspieranie wspรณลpracy i migracji milionรณw dokumentรณw
Wyzwanie:
Transformacja procesรณw zarzฤ dzania dokumentami w celu zwiฤkszenia efektywnoลci
Basin Electric Power Cooperative (Basin Electric) to naleลผฤ cy do konsumentรณw, nienastawiony na zysk producent energii elektrycznej i operator hurtowego przesyลu do sieci spรณลdzielni elektrycznych na sลabo zaludnionych obszarach w dziewiฤciu stanach w USA. Organizacja obsลuguje 3 miliony konsumentรณw i dysponuje zrรณลผnicowanym portfelem energetycznym obejmujฤ cym wฤgiel, gaz i energiฤ odnawialnฤ , w tym energiฤ wiatrowฤ .
Wydajne zarzฤ dzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie dla sprawnej realizacji bieลผฤ cych dziaลaล Basin Electric. Dlatego gdy poprzedni dostawca ogลosiล, ลผe zamierza wycofaฤ siฤ z obsลugi dotychczasowego systemu, zespรณล Basin Electric chciaล znaleลบฤ alternatywne rozwiฤ zanie, ktรณre moลผna dostosowaฤ do potrzeb dziaลalnoลci opartej na oprogramowaniu AutoCAD.
Basin Electric ma zakลady w kilku stanach, wiฤc nowe rozwiฤ zanie musiaลo zapewniaฤ szerokie moลผliwoลci konfiguracji zgodnie z wymogami dotyczฤ cymi rรณลผnych systemรณw numeracji i procesรณw roboczych stosowanych w caลej grupie.
โOszczฤdnoลฤ czasu jest ogromna. Moลผemy generowaฤ rysunki i przetwarzaฤ je znacznie szybciej, niลผ stojฤ
c przy drukarce i rฤcznie je powielajฤ
c. Proces weryfikacji rรณwnieลผ jest szybszy, projekty sฤ
realizowane zgodnie z harmonogramem, a przesyลane pliki moลผna obsลugiwaฤ elektronicznieโ.
Clint Wald
Starszy specjalista ds. dokumentacji technicznej
Basin Electric Power Cooperative
Rozwiฤ zanie:
Wspรณลpraca z Idox w celu bezpiecznego, elastycznego udostฤpniania dokumentรณw opartego na wspรณลpracy
W ramach przetargu konkurencyjnego Basin Electric przeprowadziลa ocenฤ rรณลผnych dostawcรณw i wybraลa firmฤ Idox. System zostaล uruchomiony w marcu 2018 r. Oprรณcz zapewnienia bezpiecznego, elastycznego systemu zarzฤ dzania dokumentami dla wszystkich informacji projektowych rozwiฤ zanie Idox uลatwia udostฤpnianie plikรณw w zespole niezaleลผnie od natywnych formatรณw plikรณw. Dziฤki temu wszyscy pracownicy majฤ szybki dostฤp do najnowszych rewizji rysunkรณw, co usprawnia komunikacjฤ i wspรณลpracฤ.
Firma Idox wspรณลpracowaลa z zespoลem, aby skonfigurowaฤ rozwiฤ zanie zgodne z cyklem ลผycia poszczegรณlnych dokumentรณw i przepลywรณw pracy z konfigurowalnฤ kontrolฤ dostฤpu, ktรณra zapewnia prywatnoลฤ dokumentacjiโ.
Clint Wald, starszy specjalista ds. dokumentacji technicznej w Basin Electric Power Cooperative, zauwaลผyล: โJesteลmy organizacjฤ spรณลdzielczฤ i nasze procesy zarzฤ dzania dokumentami ewoluowaลy od rysunkรณw w postaci plikรณw pลaskich do bardziej niezawodnego systemu, ktรณry obecnie chroni miliony dokumentรณwโ.
โNaszym celem byลo udostฤpnienie wszystkich zasobรณw online, aby zespรณล mรณgล szybko znajdowaฤ rysunki. Dziฤki systemowi Idox inลผynierowie mogฤ wyลwietlaฤ wszystkie przesลane pliki w centralnym repozytorium, a my moลผemy zapewniฤ jednoczesny dostฤp wielu autoryzowanym uลผytkownikom niezaleลผnie od ich lokalizacjiโ.
Wynik:
Udana migracja milionรณw dokumentรณw i znaczna oszczฤdnoลฤ czasu
Rozwiฤ zanie Idox umoลผliwiลo skuteczne przeniesienie ponad miliona dokumentรณw, z ktรณrych okoลo 500 tys. jest aktywnych i uลผytkowanych. Dziฤki wdroลผeniu kompleksowego systemu zarzฤ dzania dokumentami Basin Electric moลผe mieฤ pewnoลฤ, ลผe wszyscy uลผywajฤ najbardziej aktualnych wersji plikรณw, oraz korzystaฤ z bezpieczeลstwa i oszczฤdnoลci wynikajฤ cych z wiฤkszej dokลadnoลci, ลatwiejszej wspรณลpracy i mniejszej liczby bลฤdรณw. Kaลผdy zakลad byล rรณwnieลผ w stanie zachowaฤ dotychczasowe przepลywy pracy, co zapewniลo integralnoลฤ dokumentรณw przy minimalnych zakลรณceniach. โOszczฤdnoลฤ czasu jest ogromnaโ โ stwierdziล Clint Wald. โMoลผemy generowaฤ rysunki i przetwarzaฤ je znacznie szybciej, niลผ stojฤ c przy drukarce i rฤcznie je powielajฤ c. Proces weryfikacji rรณwnieลผ jest szybszy, projekty sฤ realizowane zgodnie z harmonogramem, a przesyลane pliki moลผna obsลugiwaฤ elektronicznieโ.
โPodczas pracy nad projektami otrzymujemy wiele prรณลb o pomoc w zlokalizowaniu rysunkรณw. Teraz moลผemy mieฤ dla nich obraz w ciฤ gu kilku minut โ posiadanie szybkiego systemu jest tak cenne, a znajomoลฤ dokลadnego statusu dokumentu w dowolnym momencie jest naprawdฤ waลผnaโ.
Wczeลniej dokumenty byลy przechowywane lokalnie, co oznaczaลo, ลผe czลonkowie zespoลu nie mieli dostฤpu do plikรณw, gdy edytowali je inni uลผytkownicy. Rozwiฤ zanie Idox rozwiฤ zuje ten problem, umoลผliwiajฤ c rรณwnoczesny dostฤp w celu zapewnienia ciฤ gลoลci dziaลania.
Poniewaลผ w kaลผdym projekcie wykorzystuje siฤ inny sposรณb przesyลania danych do weryfikacji, zespรณล Basin Electric juลผ teraz rozwaลผa moลผliwoลci dalszego rozwijania systemu. Plany przewidujฤ teลผ wykorzystanie nowych wersji produktรณw z obsลugฤ dodatkowych przeglฤ darek internetowych i platform.