Wood

Bessere EIM-Leistung, höhere Effizienz und weniger Zeitaufwand für manuelle Prozesse

Die Implementierung von FusionLive hat dazu geführt, dass Wood eine bessere EIM-Leistung erbringen und wichtige Projekte auf Kurs halten kann. Durch die Automatisierung des Übermittlungsprozesses, die Mög-lichkeit, Metadaten im Voraus auszufüllen, und die Vereinfachung der Erstellung formaler Einreichungen für Überprüfungen hilft FusionLive Wood, den Zeitaufwand für diese Aufgaben um ca. 30 % zu reduzie-ren und so erhebliche Kosten zu sparen. Durch direktes Anhängen übergeordneter und untergeordneter Dokumente wird die Such- und Bearbeitungszeit im Vergleich zu früher um 15 % reduziert, was zu wei-teren Effizienzeinsparungen führt. Hinzu kommen die Prozesse der au-tomatischen Ausgabe, die eine schnellere Rückgabe an den Endkunden ermöglichen, da die Dokumentenkontrolle nicht jedes Dokument einzeln veröffentlichen muss. Wenn die formalen Überprüfungen abgeschlossen und zur Rücksendung bereit sind, generiert das System automatisch die konsolidierte Version und lädt sie erneut in FusionLive hoch. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und der Zeitaufwand für diese Aufgaben erheblich reduziert.

„Wir wollten ein neues Erscheinungsbild und eine neue Arbeitsweise, ohne den aktuellen Arbeitsprozess zu stören. Mit FusionLive waren wir in der Lage, die bestehenden Schnittstellen unserer Projektmanage-ment-APIs (Application Program Interface) widerzuspiegeln, so dass der Übergang für die Dokumentenkontrolle reibungslos und mühelos verlief. Unsere Kunden sind begeistert, weil in FusionLive mehr Daten verfügbar sind. Früher waren Informationen wie etwa erwartete Liefer-termine in Projektmanagement-Tools enthalten, aber jetzt befinden sie sich in FusionLive. Damit entfällt die Notwendigkeit, Ad-hoc-Berichte für Kunden zu erstellen, damit sie einen umfassenden Überblick über die Lieferantendaten haben. Auch die Suchfunktion in FusionLive ist viel benutzerfreundlicher und intuitiver als die der Vorgängerplattform. FusionLive erfordert keine Installation und ist ein browserunabhängiges System, so dass wir von jedem Ort mit Internetzugang darauf zugreifen können und nicht mehr auf den Internet Explorer beschränkt sind.“

Wood wollte alle Dokumentenmanagement-Prozesse an einem Ort zusammenführen und sie an verschiedenen Standorten weltweit einführen. Drez fährt fort: „Mit FusionLive ist es uns gelungen, die Anzahl der Plattformen, die wir unternehmensweit einsetzen, sowie die Anzahl der für die Unterstützung unserer Tools erforderlichen Ressourcen zu reduzieren. Dies hat sich als sehr kosteneffektiv erwiesen. Im Moment bemühen wir uns intensiv, FusionLive weltweit zu etablieren und das Tool auf der Grundlage eines lokalen Supportmodells zu unterstützen – daran haben wir in den letzten Jahren gearbeitet. Bislang wurde das System in sieben Niederlassungen eingeführt, darunter auch in unserer Abteilung in Calgary.“ Dashboards und Berichterstattungssysteme in FusionLive liefern die Metriken, mit denen sich Bereiche mit Verbesserungsbedarf oder Unstimmigkeiten leicht erfassen lassen. Vor allem aber trägt es zur Standardisierung von Daten bei und maximiert so die Effektivität der digital-kollaborativen Umgebung, die Wood betreibt. „Obwohl wir Niederlassungen auf der ganzen Welt haben, können wir dank FusionLive als eine Einheit agieren und das Arbeiten in Silos zu vermeiden. Die Software ist viel effizienter als die Plattform, die wir vorher genutzt haben. Sie ermöglicht uns die proaktive Verwaltung unserer Projekte, so dass jede aufgewendete Arbeitsstunde den besten Wert und quantifizierbaren Nutzen bringt. FusionLive hat unsere Prozesse im Bereich der Projektabwicklung erfolgreich unterstützt und uns bei der nahtlosen Integration mit Auftragnehmern, Subunternehmern, Kunden und Aktenverwaltungssystemen geholfen“, bestätigt Kathy.

Für die Zukunft will sich Wood auf die Verschmelzung von FusionLive mit anderen Geschäftsanwendungen innerhalb des Unternehmens konzentrieren, um seinen Kunden auch weiterhin einen Mehrwert zu bieten. Im Jahr 2021 setzte das Unternehmen ein globales EDMS-Kon-solidierungsprogramm um, dem dieselben Konzepte für die Evaluierung zugrunde liegen, die auch in Nord- und Südamerika verwendet wurden. Auch hier wurde FusionLive als das bevorzugte EDMS ausgewählt. Die Teams von Idox und Wood arbeiten weiterhin zusammen, um nicht nur die Herausforderungen von heute, sondern auch die von morgen zu lösen. „Wir verfolgen die Vision, vorhersehbare, wiederholbare Projek-tergebnisse zu erzielen, die den Erwartungen unserer Kunden nicht nu