Torxen Energy

Schnelle Einführung einer Dokumentenmanagementlösung

Nach dem Erwerb des Palliser Blocks in Alberta, Kanada – einem Gebiet mit ca. 320.000 Hektar Öl- und Gasförderrechten – musste Torxen Energy umgehend handeln, um eine Dokumentenmanagementlösung zu finden, die schnell eingeführt werden konnte, um Tausende geerbte Dokumenten im Zusammenhang mit der Anlage zu speichern und zu verwalten.

Angesichts des erheblich gestiegenen Datenvolumens war das bestehende Zeichnungsverwaltungssystem des Unternehmens nicht ausgereift genug, um die erforderlichen Nachverfolgungs- und Abruffunktionen zu bieten. Das Team verwendete einen Ordner auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk. Das bedeutete, dass die Überprüfung, Verifizierung und Überwachung von Dokumente unkontrolliert und ohne koordinierte Verfahren zur Nachverfolgung von Änderungen erfolgte.

Da alle Zeichnungen mit dem Ist-Zustand übereinstimmen müssen, war bei fehlenden oder nicht mehr auffindbaren Elementen ein Besuch vor Ort erforderlich, um sie neu zu erstellen - ein erheblicher Ressourcen-, Zeit- und Kostenaufwand, der durch die Implementierung einer ausgefeilteren Datenspeicherlösung vermieden werden konnte.

Eine robuste, cloudbasierte Lösung von Idox für zeitnahes Tracking und verbesserte Sichtbarkeit

Idox wurde aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung bei der schnellen Implementierung von Systemen von Torxen Energy als Partner ausgewählt, um ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem sowie Unterstützung bei der Datenmigration bereitzustellen

Ein entscheidender Vorteil des Idox-Systems ist, dass es sofort einsatzbereit ist und dem Torxen-Team eine zeitnahe, einfache und zuverlässige Lösung bot, die bereits für den sofortigen Einsatz konfiguriert war.

Die Lösung bietet eine schnelle Suchfunktion sowie die Möglichkeit, zu jeder Zeichnung detaillierte Informationen anzuzeigen und sorgt so für mehr Transparenz und Dokumentenkontrolle in großem Umfang.

Ian Gabouda, Facilities Engineer bei Torxen Energy, erklärte: „Wir hatten zwar ein internes Zeichnungsverwaltungssystem, aber es war inkonsistent und nicht in der Lage, das Volumen zu bewältigen, das wir zu bearbeiten hatten.“

„Wir können jetzt alle unsere technischen Zeichnungen für bis zu 20.000 verschiedene Standorte durchsuchen und viel leichter darauf zugreifen, was für die Einhaltung von Vorschriften und für Audit-Zwecke unerlässlich ist. Die Übersicht und die Kontrolle, die wir jetzt über die Dokumentation haben, wirken sich ebenfalls sehr positiv aus, da wir so den Status der Zeichnungen und die Personen, bei denen sie sich gerade befinden, genau bestimmen können.“

Die Vorteile auf einen Blick:
Zeitnahe, einfache und zuverlässige Lösung, sofort einsatzbereit

• Schnelle Implementierung – innerhalb von drei Monaten war das System betriebsbereit und die Dokumente wurden migriert
• Cloudbasierte Lösung unterstützt mobiles Arbeiten und reduziert unnötige Infrastruktur
• Zeitersparnis, verbesserte Produktivität und größere Transparenz
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strengere Dokumentenkontrolle
• Schnellschulung zur Einarbeitung der Benutzer