Torxen Energy

Sichere Datenspeicherung und effiziente Verwaltung von mehr als 200.000 technischen Dokumenten

Die Herausforderung

Schnelle Einführung einer Dokumentenmanagementlösung

Nach dem Erwerb des Palliser Blocks in Alberta, Kanada – einem Gebiet mit ca. 320.000 Hektar Öl- und Gasförderrechten – musste Torxen Energy umgehend handeln, um eine Dokumentenmanagementlösung zu finden, die schnell eingeführt werden konnte, um Tausende geerbte Dokumenten im Zusammenhang mit der Anlage zu speichern und zu verwalten.

Angesichts des erheblich gestiegenen Datenvolumens war das bestehende Zeichnungsverwaltungssystem des Unternehmens nicht ausgereift genug, um die erforderlichen Nachverfolgungs- und Abruffunktionen zu bieten. Das Team verwendete einen Ordner auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk. Das bedeutete, dass die Überprüfung, Verifizierung und Überwachung von Dokumente unkontrolliert und ohne koordinierte Verfahren zur Nachverfolgung von Änderungen erfolgte.

Da alle Zeichnungen mit dem Ist-Zustand übereinstimmen müssen, war bei fehlenden oder nicht mehr auffindbaren Elementen ein Besuch vor Ort erforderlich, um sie neu zu erstellen - ein erheblicher Ressourcen-, Zeit- und Kostenaufwand, der durch die Implementierung einer ausgefeilteren Datenspeicherlösung vermieden werden konnte.

Die Lösung

Eine robuste, cloudbasierte Lösung von Idox für zeitnahes Tracking und verbesserte Sichtbarkeit

Idox wurde aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung bei der schnellen Implementierung von Systemen von Torxen Energy als Partner ausgewählt, um ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem sowie Unterstützung bei der Datenmigration bereitzustellen

Ein entscheidender Vorteil des Idox-Systems ist, dass es sofort einsatzbereit ist und dem Torxen-Team eine zeitnahe, einfache und zuverlässige Lösung bot, die bereits für den sofortigen Einsatz konfiguriert war.

Die Lösung bietet eine schnelle Suchfunktion sowie die Möglichkeit, zu jeder Zeichnung detaillierte Informationen anzuzeigen und sorgt so für mehr Transparenz und Dokumentenkontrolle in großem Umfang.

Ian Gabouda, Facilities Engineer bei Torxen Energy, erklärte: „Wir hatten zwar ein internes Zeichnungsverwaltungssystem, aber es war inkonsistent und nicht in der Lage, das Volumen zu bewältigen, das wir zu bearbeiten hatten.“

„Wir können jetzt alle unsere technischen Zeichnungen für bis zu 20.000 verschiedene Standorte durchsuchen und viel leichter darauf zugreifen, was für die Einhaltung von Vorschriften und für Audit-Zwecke unerlässlich ist. Die Übersicht und die Kontrolle, die wir jetzt über die Dokumentation haben, wirken sich ebenfalls sehr positiv aus, da wir so den Status der Zeichnungen und die Personen, bei denen sie sich gerade befinden, genau bestimmen können.“

Die Vorteile auf einen Blick:
Zeitnahe, einfache und zuverlässige Lösung, sofort einsatzbereit

  • Schnelle Implementierung – innerhalb von drei Monaten war das System betriebsbereit und die Dokumente wurden migriert
  • Cloudbasierte Lösung unterstützt mobiles Arbeiten und reduziert unnötige Infrastruktur
  • Zeitersparnis, verbesserte Produktivität und größere Transparenz
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strengere Dokumentenkontrolle
  • Schnellschulung zur Einarbeitung der Benutzer

„Durch den Einsatz des Idox-Systems konnten wir die Anzahl der Dokumente, die wir pro Tag verarbeiten, einer Qualitätskontrolle unterziehen und in das System laden können, um 20% erhöhen. Seine Einfachheit und Flexibilität hat unsere Arbeitsweise nachhaltig verbessert.“

Tim Houston
Document Control Lead,
Torxen Energy

Das Ergebnis

Mehr als 200.000 Dokumente migriert, leicht zugänglich und in Zukunft abrufbar

In nur drei Monaten verfügte Torxen Energy über ein voll funktionsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das die Datenverwaltung an 20.000 Standorten unterstützen konnte - das verdeutlicht, wie schnell die Einführung vonstatten ging. Im Rahmen des Projekts leitete das Idox-Team auch die erfolgreiche Migration von mehr als 200.000 technischen Dokumenten.

Neben der Zeitersparnis hat das System dem Team zu mehr Produktivität und einer effizienteren, koordinierten Arbeitsweise verholfen.

Ian führt weiter aus: „Es gibt jetzt eine größere Verantwortlichkeit – wir können überwachen, wer im Besitz der neuesten Zeichnungen ist und wann sie abgerufen wurden. Das alles zusammen ermöglicht es uns, EPC-Verträge effektiver zu verwalten. Da die Lösung cloudbasiert ist, haben wir die Flexibilität, von jedem Computer aus auf die Daten zuzugreifen, was für das mobile Arbeiten von entscheidender Bedeutung ist. Es hat auch dazu beigetragen, unnötige Besuche vor Ort aufgrund fehlender Bestandszeichnungen zu minimieren – wenn jede einzelne Zeichnung bis zu 1.000 $ kostet, sind die Einsparungen erheblich.“

„Was die Partnerschaft anbelangt, so war die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Idox-Team durchgehend hervorragend. Da sie bereits über gute Kenntnisse der übernommenen Daten und ein tiefes Verständnis unserer Prozesse verfügten, legten sie den richtigen Grundstein, um die Ergebnisse zu erzielen, die wir uns erhofft hatten."

Angesichts des Erfolgs der Implementierung erwägt Torxen Energy bereits, das System zu skalieren, um andere Dokumenttypen wie technische und verfahrenstechnische Informationen aufzunehmen – ein Schritt, der dem Betriebspersonal, das vor Ort Zugriff auf Spezifikationen benötigt, mehr Flexibilität bietet.

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FusionLive hilft Wood bei der Konsolidierung und Automatisierung seines Dokumentenverwal-tungssystems mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz zu verbessern

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2022-05-18T10:29:04+01:00