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Arion

Unterstützung der Teamerweiterung und Verbesserung der Zusammenarbeit mit FusionLive

Die Herausforderung

Eine flexible und dennoch robuste Lösung für die Dokumentenverwaltung zu finden

Arion Blue LLC (Arion) ist ein Full-Service-Unternehmen im Bereich Engineering-Procurement-Construction, das Öl- und Gaskunden in ganz Amerika betreut. Für das relativ neue, aber schnell expandierende Unternehmen war es wichtig, in kurzer Zeit ein robustes und zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem einzuführen, um seine Kunden effizient bedienen zu können.

Ganz wichtig war es für das Team, eine Lösung zu finden, die einfach zu implementieren ist und nicht den Mitarbeitern wertvolle Zeit raubt, um sie erst zu konfigurieren und dann zu lernen, wie man sie anwendet.

Die Lösung

Schnelle Einführung zur Unterstützung des Unternehmenswachstums

Nach der Prüfung verschiedener Optionen entschied sich Arion für FusionLive von Idox, ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem. Als erfahrener Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen und -Dienstleistungen für den technischen Sektor war das Team mit seinem Wissen und seiner Erfolgsbilanz der ideale Anbieter für die Leitung des Projekts.

FusionLive bietet eine sichere Dokumentenmanagement-Lösung für alle Projektinformationen und damit eine einfachere Möglichkeit für die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten zwischen Arion-Kollegen, Kunden, Anbietern und Lieferanten. Da die Benutzer des Unternehmens geografisch weit verstreut sind, ist eine einzige Anlaufstelle für die gesamte Dokumentation unerlässlich, um sowohl Genauigkeit als auch Sicherheit zu gewährleisten.

Robert Henry von Arion fügte hinzu: „In unserer Branche sind die erstellten abschließenden Zeichnungen und Dokumente von entscheidender Bedeutung. Es ist ein großer Vorteil, diese Dokumente verwalten zu können und gleichzeitig unsere eigenen Bedürfnisse und die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen, ohne das System jedes Mal neu entwerfen zu müssen.“

„Besonders positiv ist auch, dass wir nichts auf unseren Computern installieren müssen - ein einfaches Login und schon ist man drin. Das macht die Einführung für unsere Nutzer unkompliziert, schnell und einfach.“

Durch die Einführung von FusionLive können Teammitglieder nun auch aus der Ferne arbeiten, da sie wissen, dass sie Zugriff auf die neueste Version einer Zeichnung haben. Das ermöglicht effizientere und genauere Arbeitsabläufe.

„Wir brauchten eine fertige Lösung, die innerhalb weniger Wochen einsatzbereit war und gleichzeitig die Flexibilität bot, die Anwendung entsprechend unseren Projektanforderungen zu konfigurieren.“

James Wilson
Project Information Manager,
Arion Blue

Das Ergebnis

Tausende verwaltete Dokumente und Hunderte Benutzer in ganz Amerika

In nur wenigen Wochen war das Dokumentenmanagementsystem einsatzbereit und vollständig integriert und unterstützte die Verwaltung aktiver Projekte für große Kunden wie Anadarko. In diesem Sinne war die Einführung des Produkts entscheidend für die Expansion von Arion, denn das Team konnte seine Mitarbeiterzahl nur drei Monate nach dem Start verdoppeln. Die von FusionLive zur Verfügung gestellten Webdienste haben es Arion ermöglicht, Informationen für die Berichterstattung und den Datenbedarf der Kunden zu extrahieren.

Das Unternehmen verwaltet bereits fast 30.000 Dokumente im System, die sich auf Dutzende von Einzelprojekten verteilen. An diesen Projekten sind insgesamt mehr als 200 interne und externe Benutzer beteiligt, die aus der Ferne auf Dateien und Aktivitäten zugreifen.

„Es gibt einige Funktionen, die wir ausbauen möchten, darunter die Tag-Extraktion und die Beziehungen zwischen Tags und Dokumenten. Dass wir heute Daten für Kunden schnell aus dem System exportieren können, ist ein großer Vorteil. Die Fähigkeit von FusionLive, Dokumente direkt an externe Parteien zu senden, ist für uns sehr wichtig. Dies beschleunigt den Überprüfungsprozess, da die Informationen sicher und vollständig überprüfbar übermittelt werden können.“

Durch die Verwendung einer Systemübermittlung können Dokumente auch an Kunden gesendet werden, die keinen direkten Zugang zu FusionLive haben. Dadurch wird das Problem der Dateigrößenbeschränkung beseitigt und eine effiziente und zuverlässige Kommunikation gewährleistet.

„Wir haben eine sehr gute Beziehung zum Idox-Team und freuen uns darauf, gemeinsam an der weiteren Entwicklung des Produkts und seiner wachsenden Rolle innerhalb unseres Unternehmens zu arbeiten.“

Relevante Fallstudien

2022-04-20T16:00:22+01:00

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