Basin Electric Power Cooperative

Optimiser la collaboration et permettre/réaliser la migration de plusieurs millions de documents

Défi

Évolution des processus de gestion documentaire pour des gains d'efficacité continus

Basin Electric Power Cooperative (Basin Electric) est une société à but non lucratif, détenue par des clients, qui assure la production et la distribution d'électricité en gros à un réseau de coopératives électriques rurales dans neuf États américains. Cette société, qui dessert trois millions de consommateurs, dispose d'un portefeuille énergétique diversifié comprenant du charbon, du gaz et des énergies renouvelables, notamment l'énergie éolienne.

Une gestion documentaire efficace est essentielle au bon déroulement des activités quotidiennes de Basin Electric. Par conséquent, lorsque son ancien fournisseur a annoncé son intention d'arrêter le support de son système actuel, l'équipe a tenu à trouver une solution alternative susceptible de s'adapter à ses besoins en tant qu'entreprise basée

Comme Basin Electric exploite des installations dans plusieurs États, la nouvelle solution devait également être hautement configurable pour s'adapter aux différents systèmes de numérotation et processus qui existaient dans le groupe.

Solution

Partenariat avec Idox pour un partage de documents sécurisé, flexible et collaboratif

Suite à un appel d'offres, Basin Electric a évalué différents fournisseurs et a retenu Idox comme fournisseur. FusionLive a donc été mis en service en mars 2018. En plus de fournir un système de gestion documentaire sécurisé et flexible pour toutes les informations du projet, la solution d'Idox offre un moyen plus simple de partager des fichiers au sein de l'équipe, quel que soit le format de fichier natif. Tous les collègues ont ainsi un accès rapide à la dernière version d'un plan, ce qui rationalise la communication et optimise la collaboration.

Idox a également travaillé avec l'équipe pour configurer une solution adaptée aux cycles de vie des documents et aux workflows, avec des contrôles d'accès configurables pour garantir la confidentialité de certains documents.

Clint Wald, spécialiste principal des documents d'ingénierie chez Basin Electric Power Cooperative explique que « En tant que coopérative, nos processus de gestion documentaire ont évolué, passant de plans papiers à un système plus robuste qui sécurise les millions de documents que nous avons.

« Notre objectif était de rendre tout disponible en ligne afin que l'équipe puisse localiser rapidement les plans. Avec le système d'Idox, les ingénieurs peuvent visualiser toutes nos soumissions à partir d'un référentiel central. Nous sommes aussi en mesure d'accorder un accès simultané à plusieurs utilisateurs autorisés, où qu'ils se trouvent. »

« Le gain de temps est énorme. Nous pouvons générer des plans et les traiter beaucoup plus rapidement qu'en utilisant une imprimante et en les dupliquant manuellement. Notre processus de revue est également plus rapide, les projets respectent le planning et les soumissions peuvent être traitées par voie électronique. »

Clint Wald
Spécialiste principal des documents d'ingénierie
Basin Electric Power Cooperative

Résultat

Migration réussie de millions de documents et gain de temps significatif

La solution d'Idox a effectivement pris en charge le transfert de plus d'un million de documents, dont environ 500 000 sont actifs et en cours d'utilisation. En mettant en œuvre un système complet de gestion documentaire, Basin Electric peut être assuré que tous ses employés travaillent tous à partir de la version la plus récente d'un fichier. Cette possibilité est source de sécurité et d'économies, car elle améliore la précision, facilite la collaboration et réduit les erreurs. Chaque installation a également pu conserver ses workflows, ce qui a permis de garantir l'intégrité des documents avec un minimum de perturbations. « Le gain de temps est énorme. Nous pouvons générer des plans et les traiter beaucoup plus rapidement qu'en utilisant une imprimante et en les dupliquant manuellement. Notre processus de revue est également plus rapide, les projets respectent le planning et les soumissions peuvent être traitées par voie électronique.

« Lorsque nous travaillons sur des projets, nous recevons de nombreux appels de collègues qui sollicitent notre aide pour localiser des plans. Désormais, nous pouvons leur trouver une image en quelques minutes – avoir un système rapide est tellement précieux et connaître le statut exact d'un document à tout moment est vraiment important. », a ajouté M. Wald.

Auparavant, les documents étaient stockés localement. Les membres de l'équipe n'avaient alors pas accès aux fichiers à jour lorsqu'ils étaient modifiés par quelqu'un d'autre. La solution d'Idox élimine ce défi en accordant un accès simultané pour faciliter la continuité des activités.

Comme chaque projet utilise une manière différente de transmettre les données aux réviseurs, Basin Electric réfléchit déjà à la manière dont elle peut faire évoluer le système. Elle compte d'ailleurs utiliser les nouvelles versions de produits supportant un navigateur web additionel et une plateforme supplémentaires.

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