Idox Group Logo Retina

Basin Electric Power Cooperative

Wspieranie współpracy i migracji milionów dokumentów

Wyzwanie

Transformacja procesów zarządzania dokumentami w celu zwiększenia efektywności

Basin Electric Power Cooperative (Basin Electric) to należący do konsumentów, nienastawiony na zysk producent energii elektrycznej i operator hurtowego przesyłu do sieci spółdzielni elektrycznych na słabo zaludnionych obszarach w dziewięciu stanach w USA. Organizacja obsługuje 3 miliony konsumentów i dysponuje zróżnicowanym portfelem energetycznym obejmującym węgiel, gaz i energię odnawialną, w tym energię wiatrową.

Wydajne zarządzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie dla sprawnej realizacji bieżących działań Basin Electric. Dlatego gdy poprzedni dostawca ogłosił, że zamierza wycofać się z obsługi dotychczasowego systemu, zespół Basin Electric chciał znaleźć alternatywne rozwiązanie, które można dostosować do potrzeb działalności opartej na oprogramowaniu AutoCAD.

Basin Electric ma zakłady w kilku stanach, więc nowe rozwiązanie musiało zapewniać szerokie możliwości konfiguracji zgodnie z wymogami dotyczącymi różnych systemów numeracji i procesów roboczych stosowanych w całej grupie.

Rozwiązanie

Współpraca z Idox w celu bezpiecznego, elastycznego udostępniania dokumentów opartego na współpracy

W ramach przetargu konkurencyjnego Basin Electric przeprowadziła ocenę różnych dostawców i wybrała firmę Idox. System został uruchomiony w marcu 2018 r. Oprócz zapewnienia bezpiecznego, elastycznego systemu zarządzania dokumentami dla wszystkich informacji projektowych rozwiązanie Idox ułatwia udostępnianie plików w zespole niezależnie od natywnych formatów plików. Dzięki temu wszyscy pracownicy mają szybki dostęp do najnowszych rewizji rysunków, co usprawnia komunikację i współpracę.

Firma Idox współpracowała z zespołem, aby skonfigurować rozwiązanie zgodne z cyklem życia poszczególnych dokumentów i przepływów pracy z konfigurowalną kontrolą dostępu, która zapewnia prywatność dokumentacji”.

Clint Wald, starszy specjalista ds. dokumentacji technicznej w Basin Electric Power Cooperative, zauważył: „Jesteśmy organizacją spółdzielczą i nasze procesy zarządzania dokumentami ewoluowały od rysunków w postaci plików płaskich do bardziej niezawodnego systemu, który obecnie chroni miliony dokumentów”.

„Naszym celem było udostępnienie wszystkich zasobów online, aby zespół mógł szybko znajdować rysunki. Dzięki systemowi Idox inżynierowie mogą wyświetlać wszystkie przesłane pliki w centralnym repozytorium, a my możemy zapewnić jednoczesny dostęp wielu autoryzowanym użytkownikom niezależnie od ich lokalizacji”.

„Oszczędność czasu jest ogromna. Możemy generować rysunki i przetwarzać je znacznie szybciej, niż stojąc przy drukarce i ręcznie je powielając. Proces weryfikacji również jest szybszy, projekty są realizowane zgodnie z harmonogramem, a przesyłane pliki można obsługiwać elektronicznie”.

Clint Wald
Starszy specjalista ds. dokumentacji technicznej
Basin Electric Power Cooperative

Wynik

Udana migracja milionów dokumentów i znaczna oszczędność czasu

Rozwiązanie Idox umożliwiło skuteczne przeniesienie ponad miliona dokumentów, z których około 500 tys. jest aktywnych i użytkowanych. Dzięki wdrożeniu kompleksowego systemu zarządzania dokumentami Basin Electric może mieć pewność, że wszyscy używają najbardziej aktualnych wersji plików, oraz korzystać z bezpieczeństwa i oszczędności wynikających z większej dokładności, łatwiejszej współpracy i mniejszej liczby błędów. Każdy zakład był również w stanie zachować dotychczasowe przepływy pracy, co zapewniło integralność dokumentów przy minimalnych zakłóceniach. „Oszczędność czasu jest ogromna” – stwierdził Clint Wald. „Możemy generować rysunki i przetwarzać je znacznie szybciej, niż stojąc przy drukarce i ręcznie je powielając. Proces weryfikacji również jest szybszy, projekty są realizowane zgodnie z harmonogramem, a przesyłane pliki można obsługiwać elektronicznie”.

„Podczas pracy nad projektami otrzymujemy wiele próśb o pomoc w zlokalizowaniu rysunków. Teraz możemy mieć dla nich obraz w ciągu kilku minut – posiadanie szybkiego systemu jest tak cenne, a znajomość dokładnego statusu dokumentu w dowolnym momencie jest naprawdę ważna”.

Wcześniej dokumenty były przechowywane lokalnie, co oznaczało, że członkowie zespołu nie mieli dostępu do plików, gdy edytowali je inni użytkownicy. Rozwiązanie Idox rozwiązuje ten problem, umożliwiając równoczesny dostęp w celu zapewnienia ciągłości działania.

Ponieważ w każdym projekcie wykorzystuje się inny sposób przesyłania danych do weryfikacji, zespół Basin Electric już teraz rozważa możliwości dalszego rozwijania systemu. Plany przewidują też wykorzystanie nowych wersji produktów z obsługą dodatkowych przeglądarek internetowych i platform.

Powiązane studia przypadków

2022-10-05T15:55:21+01:00

Udostępnij

FacebookXLinkedInWhatsAppEmail