Wood

Améliorer les performances de la gestion de l'information de l'entreprise, accroître l'efficacité et réduire le temps consacré aux processus manuels.

La mise en œuvre de FusionLive a permis à Wood d'améliorer les performances de la gestion de l'information de l'entreprise et de maintenir les projets essentiels sur la bonne voie. En automatisant les processus d'échange des documents techniques avec les différentes parties prenantes, en permettant des métadonnées pré-remplies et en facilitant les échanges documentaires formels pour les revues, FusionLive permet à Wood de réduire d'environ 30 % le temps consacré à ces tâches, ce qui se traduit par des économies non négligeables. En joignant directement les documents parents et fils, le temps de recherche et de traitement est réduit de 15 % par rapport aux performances précédentes, ce qui permet de réaliser des économies supplémentaires. Les processus de rendition automatique sont un autre avantage. Il permet de renvoyer plus rapidement les documents aux clients finaux en évitant au contrôle documentaire de devoir publier les documents les uns après les autres. Lorsque les revues formelles sont terminées et prêtes à être renvoyées, le système génère automatiquement et positionne la version consolidée dans FusionLive – ce qui renforce l'efficacité et réduit considérablement le temps consacré à ces tâches.

À en croire Michelle Garza, responsable des informations sur les projets à Wood, « Nous voulions une nouvelle interface conviviale sans que le processus de travail actuel ne soit (trop) perturbé. Avec FusionLive, nous avons pu reproduire les interfaces existantes de nos API (Interface de programmation) de gestion de projet, ce qui a facilité la transition pour le contrôle des documents. Nos clients sont satisfaits parce qu'il y a plus de données disponibles dans FusionLive. Auparavant, des informations telles que les dates de retour prévues se trouvaient dans les outils de gestion de projet. Elles se trouvent désormais dans FusionLive, ce qui évite aux clients de devoir créer des rapports ad hoc pour avoir une visibilité complète des données relatives aux fournisseurs. La fonction de recherche de FusionLive est également beaucoup plus conviviale et intuitive que sur la plateforme précédente. FusionLive ne nécessite aucune installation et est un système indépendant du navigateur. Il est donc accessible sur Internet, où que vous soyez, et n'exige plus uniquement l'utilisation d'Internet Explorer ».

Wood voulait intégrer tous les processus de gestion documentaire en un seul endroit et les déployer sur différents sites dans le monde. « Avec FusionLive, nous avons réussi à réduire le nombre de plateformes que nous utilisons dans l'entreprise ainsi que le nombre de ressources nécessaires pour prendre en charge nos outils. Cette action s'est avérée très rentable. Aujourd'hui, nous ne ménageons aucun effort pour promouvoir FusionLive à l'échelle mondiale et pour soutenir l'outil sur la base d'un modèle de support local, ce sur quoi nous travaillons depuis deux ans. Jusqu'à présent, le système a été déployé dans sept bureaux, dont notre division de Calgary », ajoute Drez. Les tableaux de bord et les systèmes de reporting de FusionLive fournissent lesindicateurs permettant de repérer facilement les domaines à améliorer ou les incohérences. Ces indicateurs permettent aussi et surtout de standardiser les données, maximisant ainsi l'efficacité de l'environnement de collaboration numérique que Wood exploite. « Bien que nous soyons présents dans le monde entier, FusionLive nous permet de fonctionner comme une seule unité et élimine le travail en silos. Le logiciel est beaucoup plus efficace que la plateforme précédente. Il nous permet de gérer nos projets de manière proactive, afin que chaque heure de travail apporte la meilleure valeur et des avantages quantifiables. FusionLive est parvenu à gérer nos processus d'exécution de projet en nous aidant à intégrer de manière transparente les fournisseurs, les sous-traitants, les clients et les systèmes de gestion des enregistrements », confirme Kathy.

À l'avenir, Wood souhaite se concentrer sur les intégrations que fera FusionLive des autres applications métiers de l'entreprise afin d'offrir continuellement une valeur ajoutée à ses clients. En 2021, la société a mis en œuvre un programme mondial de renforcement des systèmes de GED en utilisant les mêmes concepts pour l'évaluation que ceux utilisés pour les Amériques. FusionLive a été une fois de plus sélectionné comme système de GED favori. Idox et Wood continuent de collaborer pour relever non seulement les défis actuels, mais aussi ceux à venir. « Notre vision est de nous assurer que nous avons des résultats de projets prévisibles et reproductibles qui feront bien plus que répondre aux attentes des clients, en les surpassant », conclut Kathy.