Basin Electric Power Cooperative

Entwicklung von Dokumentenmanagementprozessen zur kontinuierlichen Effizienzsteigerung

Die Basin Electric Power Cooperative (Basin Electric) ist ein genossenschaftlicher, gemeinnütziger Stromerzeuger und -versorger für ein Netzwerk von ländlichen Stromgenossenschaften in neun amerikanischen Bundesstaaten. Das Unternehmen beliefert drei Millionen Kunden und verfügt über ein vielfältiges Energieportfolio, das Kohle, Gas und erneuerbare Energien, einschließlich Windkraft, umfasst.

Eine effiziente Dokumentenverwaltung ist für die reibungslose Abwicklung des Tagesgeschäfts von Basin Electric von zentraler Bedeutung. Als der bisherige Anbieter des Unternehmens die Einstellung des Supports für sein aktuelles System ankündigte, suchte das Team nach einer alternativen Lösung, die sich an seine Bedürfnisse als AutoCAD-basiertes Unternehmen anpassen ließ.

Da Basin Electric Anlagen in mehreren Bundesstaaten betreibt, musste die neue Lösung auch hochgradig konfigurierbar sein, um die unterschiedlichen Nummerierungssysteme und Arbeitsabläufe innerhalb des Konzerns einzubinden.

Die Zusammenarbeit mit Idox im Hinblick auf eine sichere, flexible und gemeinschaftliche Nutzung von Dokumenten

Im Rahmen einer Ausschreibung bewertete Basin Electric verschiedene Anbieter und wählte Idox als Partner aus. Das System wurde im März 2018 in Betrieb genommen. Die Idox-Lösung bietet nicht nur ein sicheres, flexibles Dokumentenmanagementsystem für alle Projektinformationen, sondern erleichtert auch die gemeinsame Nutzung von Dateien im gesamten Team – unabhängig vom nativen Dateiformat. Damit ist gewährleistet, dass alle Kollegen schnell auf die neueste Version einer Zeichnung zugreifen können, was die Kommunikation vereinfacht und die Zusammenarbeit fördert.

Idox konfigurierte gemeinsam mit dem Team eine Lösung, die auf die individuellen Lebenszyklen und Arbeitsabläufe der Dokumente abgestimmt war und bei der die Zugriffskontrollen so konfiguriert werden konnten, dass der Datenschutz für bestimmte Dokumente gewährleistet war.

Clint Wald, Senior Engineering Document Specialist bei der Basin Electric Power Cooperative resümiert: „Als Genossenschaft haben sich unsere Dokumentenverwaltungsprozesse weiterentwickelt – von den Anfängen mit in Flachablagen abgelegten Zeichnungen bis hin zu einem robusteren System, das die Millionen Dokumente schützt, die wir verwalten.“

„Wir hatten uns zum Ziel gesetzt, alles online verfügbar zu machen, damit das Team Zeichnungen schnell finden kann. Mit dem Idox-System können unsere Ingenieure alle eingereichten Unterlagen von einem zentralen Speicherort aus einsehen, und wir sind in der Lage, mehreren autorisierten Benutzern unabhängig von ihrem Standort gleichzeitigen Zugriff zu gewähren.“